Fördermittel-Management
Herausforderung
Der Kunde, eine Non-Profit Organisation im DACH-Raum hat in der Vergangenheit die Auswahl und Förderung von Programmen nach einem definierten, strukturierten Prozess vorgenommen. Die Dokumentation wurde hauptsächlich in Word oder Excel geführt und gepflegt, was zu Synchronisations-problemen, Schwierigkeiten bei der Berichterstellung und mangelnder Geschwindigkeit führte. Aufgrund des Team-Wachstums und der Ausweitung auf andere Tätigkeitsbereiche beschloss der Kunde, in die Digitalisierung seiner Tools und Prozesse rund um die Mittelverwaltung zu investieren, damit sich das Team auf das Tagesgeschäft konzentrieren und effizienter arbeiten kann.
Das Ziel war der Aufbau einer zentralen Plattform um:
- Daten von Partnern und Programmen abzurufen, zu verwalten und den Programmlebenszyklus zu managen (Validierung, Berichterstattung, Auszahlung der Mittel, Abschluss)
- Prozesse und Aufgaben zu automatisieren
- Bericht- und Dashboard-Zugriffe und -Erstellung einfacher zu gestalten, um die Berichterstattung an den Vorstand zu optimieren.
Lösung
Salesforce Non-Profit Cloud bot die richtige Plattform, um die Digitalisierung zu unterstützen. DIGITALL wurde als Implementierungspartner ausgewählt. Alle Partner- und Programmdaten wurden in der Salesforce Non-Profit Cloud erstellt und hochgeladen, einen einfachen Zugriff auf historische und aktuelle Daten zu ermöglichen. Die Daten wurden in Salesforce normalisiert und angereichert.
Automatisierte Aufgaben, Workflows und Checklisten wurden erstellt, um die Verwaltung der Programme zu vereinfachen und zu beschleunigen (Checkliste für die Programmerstellung, Reminder für Jahres- oder Quartalsberichte, Dokumentation von Kommentaren & Bewertungen innerhalb des Tools, usw.).
Der gesamte Prozess der Mittelvergabe wurde ebenfalls in Salesforce integriert (Planung der Raten, Zahlungserinnerungen, automatische Währungsumrechnung mit einem Kursberechnungssystem, usw.)
Schließlich wurden gemeinsame und individuelle Berichte und Dashboards erstellt, um einen Überblick über das Programm und die Kategorisierung sowie die Aufteilung der Mittel auf mehrere Dimensionen (z.B. Programmstatus) zu geben.
Wir sind Ihr Salesforce-Partner
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