Einheitliche Datenbasis mit 360°-Sicht auf Mitglieder, Einrichtungen und deren Kontakte
Diakonie Baden
VEREINTE DATEN FÜR NAHTLOSE VERTRIEBS- UND MARKETINGPROZESSE
Industrie: Wohlfahrt
Technologie: Microsoft Dynamics 365 Sales & Marketing
Herausforderung
Die Diakonie Baden stand vor der Herausforderung redundanter Daten-Silos, in denen Kontaktinformationen, Mitglieds- und Einrichtungsdaten in verschiedenen Datenbanken wie Outlook, Fileservern und SharePoint verstreut waren. Dies führte zu einem erheblichen Datenvolumen über die Mitglieder, das bereinigt, standardisiert und zusammengeführt werden musste. Eine 360°-Sicht auf Kontakte und Mitglieder war nicht möglich.
Besonders herausfordernd gestaltete sich die Abbildung des mehrstufigen Mitgliedsstruktur-Modells, das Rechtsträger, Einrichtungen und deren Angebote umfasste.
Die Diakonie war auf der Suche nach einer Lösung für die Kommunikation mit den Mitgliedern, Einrichtungen und zuständigen Ansprechpartnern, die intern für alle Abteilungen nachverfolgbar ist. Dabei war es notwendig, die in Outlook verwalteten Verteilerlisten abzulösen.
Zudem setze sie sich das Ziel, die manuellen und zeitintensiven Prozesse im Mitglieder-Management in der ersten Pilotphase zu digitalisieren und zu optimieren.
Lösung
In einer Vorprojektphase wurden mit DIGITALL die grundlegenden Anforderungen für das Microsoft Dynamics 365 / CRM-System analysiert und erarbeitet. Anhand definierter Epics wurde das Projekt aufgenommen und das System in mehreren Sprints angepasst, getestet und eingeführt.
Für die Mitgliederverwaltung wurde Microsoft Dynamics 365 Sales implementiert. Die Teams-Integration, einschließlich Teams Calling, ermöglicht eine verbesserte Zusammenarbeit und durch die Exchange-Integration können nun alle relevanten Aktivitäten nachverfolgt werden. Mit der Einführung von Dynamics 365 Marketing wurde der Newsletter und die Verteilerlisten realisiert, um eine zentrale Kommunikation zu ermöglichen. Dabei wurde zur Prozessabbildung- und -automatisierung Microsoft Power Automate eingesetzt.
Mithilfe eines Berechtigungskonzepts wurde sichergestellt, dass verschiedene Benutzerrollen Zugriff auf dieselben Daten mit unterschiedlichen Sichtweisen haben.
Aufgrund einer gut abgestimmten Zusammenarbeit, konnte das Projekt effizient in einem agilen Projektansatz umgesetzt werden. Um das CRM-System innerhalb der Diakonie Baden zu etablieren und die Nutzer: innen-Akzeptanz zu erhöhen, wurde das "Train the Trainer" Konzept angewandt.
